I många olika jobb måste människor kunna underhålla ett stort antal filer och dokument. Det är avgörande att kunna organisera dessa pappersdokument effektivt så att du kan vara produktiv på ditt jobb. Du vill kunna hämta och använda information enkelt och enkelt på din arbetsplats. Följande kommer att beskriva några råd om hur du organiserar dina dokument effektivt.
Sortera och separera
Ta dina pappersdokument och sortera dem i olika typer eller klassificeringar som fakturor, rapporter eller kundinformation. För att bryta ner det ytterligare kan du också använda undertyper. Detta gör att du kan vara mer specifik med din gruppering av föremål och kan hjälpa dig att bestämma vad du ska behålla eller bli av med. Om du har svårt att lista ut några filer eftersom de inte verkar passa en huvudkategori, skapa en diverse hög. Det är också en bra idé att göra en återvinnings- eller strimla hög och en hög med dokument som du vill digitalisera.
Sekventiell och alfabetisk ordning
När du har sorterat efter typ och undertyp skulle nästa steg vara att gruppera saker i en sekventiell (eller kronologisk) ordning. Låt oss säga att du har separerat dina filer efter kunder, tänk på att ta daterat pappersarbete från det senaste till det äldsta. På så sätt kommer de nyaste dokumenten att finnas på framsidan för enkel åtkomst. Eller så kan du gå från äldsta till nuvarande om du föredrar att se hela din kunds historia.
Dokument som inte är daterade eller tidsstämplade kan ordnas efter användningsfrekvens eller hur viktig filen är. Ordna sedan dina filer i alfabetisk ordning innan du placerar dem i ett skåp eller en hylla. Du kan placera dem i alfabetisk ordning efter kundens namn eller viktiga grupperingar som rapporter eller fakturor.
Organisera lagringsutrymme
Du har ordnat dokumenten, men du kan inte glömma själva arkiverings- eller lagringsutrymmet som kommer att användas. Du måste samordna dina arkivlådor, skåp och hyllor också. Använd filmappar för att gruppera dokument efter typ och undertyp. Du kan också använda alfabetisk och kronologisk ordning när du placerar mappar i deras arkiveringsutrymme. Överväg att ha dina fysiska filer placerade i ett område borta från ditt skrivbord. Detta hjälper till att hålla ditt skrivbord fritt från röran och röran så att du kan slutföra andra uppgifter.
Ett annat organisatoriskt tips skulle vara att ha en hylla på skrivbordet om du behöver se över dokument och pappersarbete regelbundet. Detta kan inkludera formulär som du använder dagligen. Du kan gruppera dem i specifika kategorier för din hylla. En annan sak du kan göra är att använda skrivbordshyllan som ett språngbräde eller effektivisera processen när du tar emot dokument innan du placerar dem i ett arkivskåp eller förvaringsutrymme.
Färgkodning
Färgade flikar och andra indikatorer kan minska surftiden för dokument. Du kan se detta system i spel på läkarmottagningar och liknande. Det finns många alternativ du kan använda när du färgkodar dina mappar.
Färgkodade arkiveringssystem fungerar genom att tilldela olika betydelser till färgade etiketter som är associerade med filens attribut. Du kanske till exempel vill använda en grön flik för brådskande filer och en gul flik för objekt som du använder regelbundet – vad som än fungerar bäst för dig. Tilldela också olika siffror, bokstäver och bilmärken (om du arbetar på en bilhandlare eller verkstad) för ytterligare förtydligande. När filerna är organiserade bredvid varandra i öppna arkivskåp är de färgade blocken synliga, vilket gör det extremt enkelt att hitta och hämta specifika filer. Oavsett om du driver en bilhandlare eller annan typ av verksamhet, kommer färgkodande pappersfiler att få ditt företag att fungera smidigt. Om du behöver färgkodade etiketter och arkivmaterial, kolla in MBR marknadsföring.
Gå ett steg längre och använd färgat bläck eller pennor för att para ihop det med ditt färgkodningssystem. Även highlighters kan användas vid denna tidpunkt för organisationen. Använd de verktyg som finns tillgängliga för att göra ditt arbetsliv mer organiserat. Du kan ta det du lär dig och använda det för ditt hemliv också.
Att organisera dina pappersdokument effektivt kan minimera pappersarbetet du behåller. Strimla (om nödvändigt) och återvinn pappersarbete som inte längre är tillämpligt. Att ha en återvinningskärl för föremål att strimla kommer att hjälpa enormt med att rensa skräp och hålla snyggt och ordningsamt. Dessutom vill du inte bli begravd i pappersarbete till den grad att det blir en brandrisk.
Digitalisera
Ja, vi diskuterar hur man organiserar fysiskt pappersarbete, men det är också en bra idé att ha en digital journal över saker också. Detta kommer också att bidra till att minska desorganiseringen. Genom att gå online och digitalt kan du dela filer med extrem lätthet från din dator. Du kan göra detta genom att skanna dokument till digitala filer och placera dem i mappar på skrivbordet. Sättet du organiserade dina pappersfiler på fungerar också för ett digitalt arkiveringssystem.
- Gruppera efter typ (och undertyp)
- Alfabetisk och kronologisk ordning
- Färg kod
- Märk dokument effektivt
Det positiva med att gå digitalt är att du snabbt kan söka efter filer på datorn. Det hjälper till att minska röran och oordning samt fysiskt utrymme för dina lagringsbehov. Vissa människor kanske inte har utrymme för att förvara stora skåp och hyllor.
Slutlig tanke
Den övergripande organisationen kommer att öka produktiviteten och minska stressen från arbetsrelaterade aktiviteter. Med allt du vill hålla i gott skick (organisering av dokument i det här fallet), gör regelbundet underhåll, rengöring och underhåll. Om du inte gör det kan filer byggas upp, särskilt under tider som är hektiska. Livet blir lite lättare och trevligare när du är organiserad.
