Operationell centralisering fortsätter att vara 2022 års modeord för lägenhetshantering. Företag som länge har kämpat för att fylla positioner, särskilt på sina underhållsavdelningar, upptäcker större effektivitet när de utför rutinmässiga och nödvändiga arbeten som lägenhetsvändningar och förebyggande underhåll.
Equity Residential (EQR) är bland dem. Dess operativa strategi, Brandon Winter, säger till GlobeSt.com att hans företag “omprövar hur våra serviceteam fungerar till fördel för våra anställda, kunder och aktieägare genom att utnyttja teknologi, centralisering och strategisk outsourcing med partners som Lessen.”
Historiskt har dess samhällen arbetat med en servicechef som stöds av ett team av servicetekniker och bärare för att slutföra nästan alla dagliga serviceförfrågningar, svängar och förebyggande underhållsarbete på deras ena tilldelade gemenskap.
“Team flyttade inte för att stödja andra fastigheter, och vi lade vanligtvis bara ut komplexa specialarbeten och projekt,” sa Winter. “När arbetet hopade sig arbetade teamen övertid för att få allt gjort, en del fick säljas till högre priser, eller så blev arbetet nedprioriterat bara för att slutföras vid ett framtida datum.
”I vissa fall innebar det att vissa lägenheter skulle ta veckor i stället för dagar att vända. Eller så skjuter vi upp viktiga förebyggande underhållsprojekt.
Winter sa att idag, när Equity Residential ägnar sig åt att hantera sina samhällen med större team som arbetar över fastighetslinjer, lägger man strategiskt ut vissa aspekter av service- och underhållsarbetet till Lessen.
“Särskilt är arbetet som krävs för att förvandla lägenheter i allmänhet förutsägbart och rutinmässigt och kan utföras av pålitliga och kompetenta entreprenörer,” sade han. “Genom att utnyttja den tekniska portalen från en av våra tjänstepartner, Lessen, tillåter det våra team att proaktivt schemalägga och planera, göra färdiga tjänster och få insyn i realtid av arbetets status.”
Personalutnyttjande och effektivitet
Winter sa att med centralisering och outsourcing kan EQR driva sina samhällen med färre serviceanställda på plats.
“Det är en utmaning att fylla lediga tjänster med kvalitetsmedarbetare nu för tiden,” sa Winter. “Så, [reducing] vårt behov av att lita på dedikerad servicepersonal på plats är en “vinst”. I ett nyligen övertagande av en ny marknad, gjorde detta tillvägagångssätt det möjligt för oss att arbeta igenom en eftersläpning av svängar från den tidigare ledningen, vilket gjorde det möjligt för oss att bemanna dessa samhällen med färre serviceanställda än traditionellt.
“Fast avtalade priser gör det möjligt för våra team att mer exakt budgetera och projektera kostnader. Genom att flytta ansvaret för förberedelseprocessen till en leverantör kan våra team på plats fokusera på kundupplevelsen och bevarandet av tillgångar.
Våra team på plats har sinnesfrid och vet att svängarna kommer att slutföras enligt schemat och enligt våra standarder även när nödsituationer eller andra prioriteringar inträffar.”
Lessen använder en egenutvecklad teknisk plattform som gör det möjligt för sina lokala projektledare på fältet att distribuera och hantera ett nätverk av beprövade serviceproffs på över 40 marknader, vilket avsevärt minskar arbets- och turtider för kunder som Equity. Dessa kunder drar också nytta av dess leveranskedja och nationellt förhandlade priser.
Systemet kommunicerar automatiskt viktiga arbetsdatum
Winter sa att detta tillvägagångssätt tillåter EQR att “få det fysiska arbetet gjort (dvs. svängar) som ofta blir nedprioriterat när mer akuta uppgifter uppstår.
“Vi är dock optimistiska om att integrationer (för närvarande pågår) mellan vårt fastighetsförvaltningssystem och Lessens plattform kommer att avsevärt effektivisera vår turprocess genom att automatiskt kommunicera viktiga datum och omfattning i rätt tid och ge bättre synlighet för arbetsschemaläggning, status, slutförande, och acceptans.”
EQR-personal på plats utför inspektioner (dvs. förflyttar ut promenader) och informerar sedan Lessen om vad som behövs, så att ett anpassat omfattning för varje sväng kan fastställas.
“Vi tror att vi kommer att kunna använda ytterligare mätvärden och rapportering för att effektivisera vår turprocess och minska väntetiden mellan nyckeluppgifter för att minska vår enhets stilleståndstid mellan invånarna,” sa Winter.
Brad Hamel, executive vice president of operations på Lessen, säger till GlobeSt.com att hans företags teknik “gör det möjligt för oss att leverera service snabbare eftersom vi moderniserar ett utrymme som fortfarande är starkt beroende av kalkylblad, telefonsamtal och e-postmeddelanden för projektledning.”
