Under de senaste 12 till 18 månaderna har ägare av kontorsbyggnader energiskt implementerat nya taktiker för att locka hyresgäster tillbaka till sina byggnader eftersom pandemin blir mindre påverkande. En växande trend bland ägare är att anställa externa leverantörer för att tillhandahålla mervärde byggnadsbekvämligheter för hyresgäster, såsom konferensrumstjänster, fitnesscenter med nutritionister och unika mat- och dryckeserbjudanden. En av våra hyresvärdskunder anger till och med varje hyresgäst som reser genom byggnadens lobby i ett lotteri för NFL-biljetter. Dessa nya bekvämlighetsförhållanden är dock komplexa och väcker i vissa fall vissa juridiska frågor.
I vissa fall kan dessa bekvämlighetsverksamheter struktureras som hyresavtal eller licensavtal, där säljaren står för alla driftskostnader och behåller intäkterna från verksamheten – förutom hyra eller avgifter som ska betalas till byggnadsägaren. Men i många fall kan struktureringen av dessa arrangemang hitta hyresvärdar av kontorstorn utanför deras komfortzon. Istället för att använda traditionella leasingdokument för att försegla dessa affärer, dokumenteras dessa arrangemang i allmänhet som management- och konsultarrangemang, liknande de som används av hotell med deras leverantörer av spa- och hälsotjänster, restauranger och catering.
Faktum är att hyresvärdar kan finna sig i att förhandla med en motpart som förväntar sig att tillämpa bestämmelser som vanligtvis förknippas med besöksnäringen, vilket kan röra en traditionell kontorshyresvärd. Till exempel ger en hotellägare ofta en intern chef en hög grad av diskretion, auktoritet och kontroll för att driva verksamheten på ägarens bekostnad. Om en kontorsförsäljare förväntar sig att efterlikna denna struktur, måste hyresvärdar bestämma sin komfortnivå med att gå utanför sina vanliga uthyrningsmetoder. Andra leverantörer utan hotellerfarenhet kan ha andra förväntningar. Så hyresvärdar skulle göra klokt i att förvänta sig en rad olika förhandlingsmetoder från olika leverantörer.
Några punkter att tänka på:
- Strukturera. Byggnadsarrangemang struktureras ibland som leasingförhållanden eller till och med licenser – men inte alltid. Ett management- eller konsultupplägg är i allmänhet att föredra om säljaren inte bär ansvaret för sina egna utgifter eller behåller intäkterna, som en hyresgäst eller licenstagare skulle göra. Ofta kommer ekonomin att bestå av en avgift som hyresvärden betalar till säljaren, till skillnad från hyra som flyter åt andra hållet till byggherren. Eftersom inget tomträtts- eller annat fastighetsintresse skapas är dessa relationer teoretiskt lättare att avsluta.
- Anställda. En fastighetsägare kan förvänta sig att säljaren ska driva verksamheten med säljarens egna anställda. Vissa försäljare kan dock ha motsatta förväntningar – att byggnadsägaren ska vara arbetsgivaren. De kan vara vana vid att bara övervaka och styra anställda hos en tredje part, som de skulle göra med en hotellchef. Men till skillnad från på ett hotell kan en kontorsbyggnadsledning ha liten erfarenhet av att anställa anställda för dessa tjänster. Denna fråga kan vara problematisk om ingen av parterna är villig att ta på sig anställningsförpliktelser.
- Kontroll över kontanter. Som med all affärsverksamhet måste ägaren eller säljaren betala utgifter från särskilt utsedda fonder. Parterna bör bestämma vem som har tillgång till bankkonton och kontanter och tillhandahålla redovisningsstöd för alla utgifter och intäkter. Regelbunden finansiell rapportering kommer att vara nödvändig för leverantörer som betalas baserat på intäkter eller vinster. Parterna bör avgöra vem som är bäst lämpad att tillhandahålla detta.
- Driftskostnader. På samma sätt kommer parterna att behöva bestämma vem som bär kostnaderna för dessa operationer och skyldigheten att täcka eventuella finansieringsbrister. I ett hyresavtal är svaret enkelt: det är hyresgästen. Men i ett management- eller konsultsammanhang kan en säljare se sin roll som att helt enkelt hantera eller ge råd till en verksamhet som drar på ägarens medel. Om så är fallet kan en årlig budgetprocess fungera som en mekanism för att begränsa leverantörernas utrymme för att spendera pengar som inte är deras.
- Koncept och immateriella rättigheter. Skapar leverantören ett nytt koncept? Om så är fallet måste parterna avgöra vem som äger och kontrollerar den. Till exempel kommer byggnadsägaren sannolikt att vilja äga den för att säkerställa att en konkurrent inte replikerar den och att ägaren kan använda den på andra platser i sin portfölj, med eller utan säljaren. Eller kanske ägaren planerar att implementera en leverantörs redan existerande varumärkeskoncept, i vilket fall leverantören kan förvänta sig att kontrollera konceptet. Avtalet kommer att behöva ta upp frågan om vem som äger varumärkeskonceptet och eventuella begränsningar för dess replikering.
- Byggregler och föreskrifter. Säljaren bör förvänta sig att vara skyldig att följa försäkringskrav och andra standarder, precis som byggnadshyresgäster och entreprenörer är. Försäljare av bekvämligheter kanske inte är bekanta med den samordning som krävs med kontorsbyggnadshantering som kommer att uppstå dagligen, oavsett om det är relaterat till hissanvändning, VVS, tillträde, lastbryggor, sopor eller parkering. En överenskommen procentandel av kostnaden för byggnadstjänster bör avsättas till anläggningens driftskostnader.
- Integritet. Försäljare av bekvämligheter kan ha tillgång till personligt identifierbar information om byggnadshyresgäster och externa kunder genom sin ordinarie verksamhet. Hyresvärdar bör överväga om deras leverantörer ska följa befintliga byggnadspolicyer eller utveckla anpassade sådana. Viktigt är också att avgöra om de kommer att tillåtas använda uppgifterna för marknadsföringsändamål under eller efter anställningstiden.
- Hyresgästens förväntningar. Byggnadsägaren kanske vill se till att utbudet och prissättningen är lämpliga för byggnaden och står i proportion till dess hyresgästmix. Dessutom kan olika bekvämligheter vara belägna i anslutning till varandra och kräver samordning och integration, vare sig det är fysiskt, såsom sittplatser, eller konceptuellt, vad gäller operativ samordning och korsfrämjande åtgärder.
- Spritlicens: Kontorsbyggnadsägare har sannolikt aldrig övervägt krav på spritlicenser i sina byggnader. Kraven på spritlicenser varierar från stat till stat och stad till stad och kräver i allmänhet omfattande bakgrundskontroller. Hyresvärdar vill ha råd från en lokal advokat som specialiserat sig på spritlicenser för att säkerställa efterlevnaden innan den första droppen hälls upp.
- Nyckelpersonal: Fundera på om en säljares huvudanställd eller ägare, till exempel kocken, är avgörande för att denna operation ska lyckas. Om så är fallet bör avtalet ange hur mycket tid individen måste ägna åt anläggningen och konsekvenserna av att inte göra det.
- Franchise. Det kan komma som en överraskning för människor utanför hotell- och restaurangbranschen att om en leverantör licensierar sitt varumärke till en tredje part i utbyte mot en licensavgift och med viss kontroll över verksamheten, kan kontraktsstrukturen anses vara en oavsiktlig franchise avtal, vilket innebär betungande federala och kanske lokala lagar och förordningar. Detta kan resultera i ett betydande juridiskt ansvar, inklusive eventuell ogiltigförklaring av avtalet som olagligt och återbetalning av betalda avgifter. Detta kan endast undvikas genom att antingen följa den betungande dokumentationen och andra krav i franchisestadgarna, avgöra om ett undantag från stadgarna är tillämpligt eller omstrukturera själva affären.
- Uppsägningsrätt: Till skillnad från vanliga hyresavtal har förvaltningskontrakt vanligtvis “no-cause” uppsägningsrättigheter för bekvämlighets skull (kanske med betalning av en uppsägningsavgift), uppsägning vid försäljning av fastigheten och/eller uppsägning för att inte nå vissa intäktströsklar eller annat kallas prestationstester. Parterna bör överväga om dessa är lämpliga att inkludera i sitt avtal.
Robin Zeidel är grundaren av Zeidel & Associates PC, en transaktionsadvokatfirma som representerar utvecklare och ägare av kontorsbyggnader, restauranger och hotell.
