En ny studie från Microsoft har avslöjat de tre nyckelpunkter som ledare måste göra för att framgångsrikt anpassa sig till det nya sättet vi arbetar. De inkluderar att få ett slut på produktivitetsparanoia, att omfamna det faktum att människor kommer till fysiska kontor för att vara tillsammans och att “återrekrytera” anställda.
“Människor arbetar mer än någonsin, medan ledare – som redan är oroliga över signaler om makroekonomisk nedgång – ifrågasätter om deras anställda är produktiva”, skriver Microsoft-analytiker i en rapport som bryter ner sin senaste undersökning av 20 000 personer i 11 länder. Studien analyserade biljoner Microsoft 365-produktivitetssignaler, arbetstrender på LinkedIn och Glint People Science-resultat.
“Produktivitetsteater” leder alltmer till produktivitetsparanoia
87 procent av de anställda rapporterade att de är produktiva på jobbet, och Microsoft säger att produktivitetssignalerna över Microsoft 365 fortsätter att klättra. Antalet möten per vecka ökade med 153 % globalt för den genomsnittliga Microsoft Teams-användaren från början av pandemin till våren i år – och “det finns fortfarande inget som tyder på att denna trend har vänt, vilket tyder på att denna topp skulle kunna bli den nya baslinje”, konstaterar rapporten. Och överlappande eller dubbelbokade möten ökade med 46 % per person under det senaste året.
Uppgifterna visade också att nedgångar och preliminära OSA har ökat med 84 % respektive 216 %. Och “påfrestningen är tydlig: under en genomsnittlig vecka gör 42 % av deltagarna flera uppgifter under möten genom att aktivt skicka ett e-postmeddelande eller pinga – och det inkluderar inte praxis som att läsa inkommande e-postmeddelanden och pingar, arbeta i icke-mötesfiler eller webben aktivitet”, konstaterar rapporten.
Ändå verkar det finnas en koppling mellan dessa alltför schemalagda anställda och cheferna som övervakar dem: häpnadsväckande 85 % av de tillfrågade ledarna sa att de inte är säkra på att deras personal faktiskt är produktiva under arbetsdagen. Undersökningen varnade för att användning av teknik för att spåra aktivitet snarare än påverkan kan “underminera förtroendet och leda till produktivitetsteater.”
“Detta har lett till produktivitetsparanoia: där ledare fruktar att förlorad produktivitet beror på att anställda inte arbetar, även om arbetade timmar, antalet möten och andra aktivitetsmått har ökat”, står det i rapporten. ”Produktivitetsparanoia riskerar att göra hybridarbete ohållbart. Ledare måste vända sig från att oroa sig för om deras medarbetare arbetar tillräckligt att hjälpa dem att fokusera på det arbete som är Viktigast av allt. 81 % av medarbetarna säger att det är viktigt att deras chefer hjälper dem att prioritera sin arbetsbörda, men mindre än en tredjedel (31%) säger att deras chefer någonsin har gett tydlig vägledning under en-mot-en. Att lösa det här problemet måste börja på toppen: 74 % av personalcheferna säger att mer vägledning om att prioritera sitt eget arbete skulle hjälpa deras prestationer, och 80 % säger att de personligen skulle dra nytta av mer tydlighet från seniort ledarskap om effektfulla prioriteringar.”
Rapporten noterar också att bara 43 % av de anställda med säkerhet kan säga att deras företag ber om feedback från anställda minst en gång om året – ”vilket betyder att över hälften av företagen (57 %) sällan, om någonsin, frågar och hör om sina anställdas erfarenheter på jobbet .”
Fysiska kontorsutrymmen samarbetar nu
Rapporten uppmanar arbetsgivare att “återuppbygga socialt kapital” genom att använda personlig tid på det fysiska kontoret för att bygga teamband. Att misslyckas med det, säger den, kan innebära att man förlorar på att attrahera och behålla topptalanger. Dessutom säger 73 % av de anställda och 78 % av affärsbeslutsfattarna att de behöver en bättre anledning att gå in än bara företagets förväntningar.
Tvärtom skulle 84 % av de anställda lockas till kontoret för att umgås med arbetskamrater, medan 85 % skulle motiveras av att återuppbygga teambanden. Anställda sa också att de skulle gå till kontoret oftare om de visste att deras direkta teammedlemmar skulle vara där (73 %) eller om deras arbetskompisar var där (74 %).
Arbetsgivare uppmanas att “återrekrytera” befintliga anställda när talangkriget rasar
“I makroekonomisk motvind är det nu dags för varje organisation att återrekrytera, återanvända ombord och ge ny energi. Och data visar att om människor inte kan lära sig och växa, kommer de att lämna”, står det i rapporten.
Två av tre anställda säger att de skulle stanna längre på sitt företag om det var lättare att byta jobb internt (68% totalt, 73% bland Gen Z, 73% bland Millennials och 65% bland Gen X). Siffran är 3 av 4 för personalchefer (75 %) och affärsbeslutsfattare (77 %). Och 68 % av de anställda och 77 % av affärsbeslutsfattarna säger att de hellre skulle göra ett lateralt drag för att lära sig nya färdigheter än ett vertikalt drag som är äldre men har färre inlärnings- och tillväxtmöjligheter.
“Kopplingen mellan lärande och retention är tydlig: 76 % av de anställda säger att de skulle stanna på sitt företag längre om de kunde dra mer nytta av lärande och utvecklingsstöd. Siffrorna stiger ännu högre för affärsbeslutsfattare (+7)”, står det i rapporten. “Faktum är att anställda överväger möjligheter att lära sig och växa som den främsta drivkraften bakom bra arbetskultur, ett steg från 2019 när det rankades som nummer 9. Så sammantaget är prioritering av anställdas lärande och tillväxt en vinnande retentionsformel för organisationer – eller alternativt, om det försummas, kan det utgöra ett existentiellt hot.”
